Relatório

     É a maneira escrita de relatar fatos atinentes a uma administração de forma minuciosa, e vem acompanhado por dados estatísticos, mapas, gráficos, balancetes etc.
     Dependendo do tipo de atividade empresarial o relatório pode ser:
·         de gestão, social ou anual – de periodicidade normal, isto é, corresponde a períodos regulares, geralmente um ano (civil, financeiro ou fiscal). Nas empresas privadas é indispensável pelos esclarecimentos que presta e pela divulgação que recebe. Nas entidades de fins comerciais, associativas ou em estatais, é exigido por lei ou estatuto e será dirigido aos acionistas, sócios ou ao público;
·         de inquérito (administrativo, policial, parlamentar etc.) – exigido por sindicâncias inclui-se entre os eventuais, por sua incumbência especial, como normas de trabalho, seleção de pessoal, visita ou apuração de denúncia;
·         parcial – quando se refere a períodos de gestão, podendo mensal , bimestral, trimestral, semestral etc., de acordo com o tempo abrangido;
·         progressivo – quando preparado periodicamente durante investigações, pesquisas ou inquéritos;
·         rotineiro – elaborado em razão da rotina normal do trabalho da gerência, chefia etc.;
·         de inspeção –preparado por viajantes, inspetores, fiscais, supervisores etc.;
·         cadastral – usual nos serviços de informações bancárias, no setor de venda a crédito, no registro de pessoas físicas ou jurídicas etc.;
·         informativo de cobrança – frequente na seção de cobranças de duplicatas;
·         de pesquisa – elaborado por profissional técnico ou científico no final do trabalho de pesquisa;
·         de tomada de contas – com parecer circunstanciado e objetivo sobre os elementos apresentados e apreciação do administrador ou responsável pela prestação de contas;
·         contábil – elaborado pelo Departamento de Contabilidade do estabelecimento e relativo à administração;
·         relatório roteiro – elaborado com base em modelo ou formulário impresso usado por viajantes, fiscais, inspetores e nos serviços internos aplicados na coleta de dados setoriais.
    
     O relatório, basicamente, compõe-se de:
·         introdução – onde são explicados os motivos de sua relação;
·         contexto – onde se relatam os fatos em ordem de sucessão por importância dos assuntos;
·         encerramento ou fecho – onde são feitas as considerações sobre o que foi exposto, analisando o que foi estipulado e o que foi realizado.

     O próprio texto assinala onde devem ser inseridos os anexos (gráficos, tabelas, fotografias etc.) que serão numeradas e reunidas ao final do relatório.
    
     Para a elaboração perfeita de um relatório, que devera conter apenas informações necessárias e nenhum pormenor supérfluo, são necessários:
·         clareza para boa compreensão do assunto em pauta;
·         dados e fatos cuidadosamente analisados;
·         encadeamento lógico, objetivo e sequencial da matéria;
·         redação atenta, em especial na parte de gramática, ortografia, pontuação e sintaxe.

     Os vocativos mais usados nos relatórios são:
·         Senhores acionistas:;
·         Senhores associados:;
·         Senhores Membros do Conselho Fiscal:;

     A introdução poderá ser:
·         “Em cumprimento aos estatutos da empresa, apresentamos o seguinte relatório referente...”
·         “Em atenção às ordens emanadas da Diretoria apresentamos o relatório a seguir sobre...”
·         “Em conformidade com a Portaria nº ...... de ......, elaboramos o presente relatório para...”
·         “Ao encerrarmos as investigações sobre a viabilidade de fabricação do produto ainda em fase de testes submetemos à apreciação dos Senhores Associados o presente relatório...”

     Os objetivos dos relatórios, como salientamos, variam de acordo com os interesses da empresa pública ou privada e podem ser elaborados das mais diversas formas, podendo ser de três tipos: reservado, confidencial ou altamente confidencial.
     É da opinião de famoso autor em publicação da Companhia Siderúrgica Nacional (CSN):
     “A posição mais proeminente de um relatório é o começo dele. Uma segunda posição proeminente é o fim, particularmente numa comunicação curta.
     (...) Auxílios visuais – gráficos, curvas, desenhos, diagramas, fotografias – muitas vezes apresentam as informações de maneira eficiente.
     Podem ser usados para reforçar e dramatizar as ideias principais.
     (...) Todo relatório técnico deve ter três elementos funcionais: princípio, meio e fim. O princípio é também chamado introdução e orienta o leitor. Tem as ferramentas para o leitor entrar no assunto do relatório. Forma o pano de fundo para a cena que vai se desenrolar e prepara o leitor para a apresentação geral da informação.
     O meio é geralmente a parte mais longa do relatório e deve apresentar:
     1 – o que se fez (descrição);
     2 – o que se encontrou (resultado);
     3 – análise, interpretação, discussão dos resultados (discussão).

     O fim muitas vezes é chamado de conclusão, mas é preferível um título específico. Ele enfeixa os vários assuntos que foram discutidos e mostra suas relações. Deixa o leitor com algo positivo da discussão explicada. Esta seção final faz uma exposição lógica e óbvia para o término do relatório com um simples ponto.”

                    Esquema de relatório técnico:

1 – capa
Nome da Organização
Título do Trabalho.
Elaborado pela Divisão.......
Data.
2 – 1ª página interna
Título
Elaborado pela Divisão.........
Autor.
Organização.
Endereço.
Data.
3 – índice

4 – prefácio
Onde se dá a orientação geral e é descrito com o propósito da elaboração.
5 – sumário
Completa as informações do prefácio. Expõe de maneira breve os testes realizados e as conclusões recomendadas. Representa a parte mais importante de todo o contexto
6 – discussão
Pequeno histórico onde é exposto o processo pelo qual chegou-se às conclusões

                          As tabelas e gráficos mencionados no relatório serão dispostos num apêndice.                 

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