Ata

A ata é um documento em que se registra, resumidamente, o que se passou e o que foi dito numa reunião. Encontrada em todos os setores da correspondência, seja por exigência legal ou administrativa, seja por simples precaução, quando há fatos e opiniões divergentes a consignar; será assinada pelo seu redator, isto é, o secretário participante da assembleia, reunião ou sessão e por todos os integrantes ou apenas os responsáveis.
     
Para que a ata seja perfeita:
1)      Deve estar lavrada em livro próprio, se a lei determina, ou em folhas soltas, em papel ofício (22 cm x 33 cm);
2)      Os fatos e ocorrências verificados durante a reunião devem ser anotados de forma calara e precisa;
3)      O texto deve ser escrito em linhas seguidas ou de maneira usual. Neste caso, é permitido que os parágrafos sejam numerados;
4)      O texto deve ser datilografado, manuscrito ou preenchido na forma impressa já existente.
5)      No caso da utilização de uma impressora compacta (impressora pessoal ou comercial) deve-se, preferencialmente, utilizar uma impressora matricial;
6)      Os erros constatados durante a redação devem ser corrigidos com o emprego da partícula “digo”. Exemplo: Aos dez do mês de setembro, digo, outubro de dois mil e... Quando o erro for percebido após a redação recorre-se ao “em tempo”. Exemplo: Em tempo: Onde se lê “setembro” leia-se “outubro”;
7)      Todos os números que apareçam devem ser grafados por extenso, podendo-se também  repetir grandes números em algarismo entre parênteses;
8)      Deve-se constar a ordem do dia (agenda, roteiro, pauta de trabalhos), que disposição do assuntos a serem tratados durante a reunião

Modelo:


Ata da Reunião Extraordinária
para Exame de Propostas

     Aos dez dias do mês de janeiro de dois mil e onze, reuniu-se às quinze horas, no salão de Reuniões desta Divisão de Obras, no segundo andar do edifício Sede do Ministério da Agricultura, sob a presidência do Sr. Alberto Monteiro, tendo para secretariá-lo o Sr. Diego da Silva, os Srs. ....................................
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chefes da comissão designada para o fim de processar a concorrência pública, em conformidade com o Edital de convocação publicado no Diário Oficial de cinco de janeiro do corrente ano. Iniciados os trabalhos, foram examinadas as propostas encaminhadas pelos licitantes para o prosseguimento das obras de construção e instalação de equipamentos em proveito do Parque Nacional de Atibaia, no Estado de São Paulo. Não havendo concordância, ordenou o Sr. Presidente o encerramento dos trabalhos, havendo marcado reunião para o próximo dia vinte do concorrente mês, sendo lavrada a presente ata que o Secretário fez datilografar e depois de lida e aprovada vai por todos os presentes ser assinada. Rio de Janeiro, 10 de janeiro de 2011 (seguem-se as assinaturas).



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